無縫協同平台　助製造業消弭經驗傳承鴻溝

眾所皆知，「接班人」是企業維持穩健營運的要素，遂讓「二代接班」成為現今熱門話題。但事實上除了經營階層的接班佈局外，現場操作人員的接班傳承也十分重要，只因它是確保工廠永續運作的關鍵；在此前提下，愈來愈多製造業者導入知識管理系統(KM)，期望讓老師傅腦海裡的寶貴知識，有計畫、有系統地釋放出來，保留在企業。

叡揚資訊創新生產力事業群顧問師林立婷指出，經由該公司與製造業者接觸與輔導過程，發現退休潮比想像來得可怕，不時可見老師傅已屆齡卻無法退休，或資淺員工被迫以3個月短暫時間、學習老師傅累積30年的知識；甚至有些業者透露，現有的全廠員工在15年內退休完畢，一個都不剩，顯見經驗傳承的迫切性。

許多資深員工極有使命感，都想把知識留下，除了想藉由文件管理、知識管理等方式完成師徒間一對一交班，更想延伸為「工作圈」，將所有老師傅的Know-how彙集在一起，以大幅提高知識傳承效率，只可惜要讓老師傅寫文件，並不是容易的事。為此叡揚不斷精進其Vitals ESP知識管理系統的功能，讓師徒不必特意多做什麼事，日常一舉一動皆能有效落實接班人計畫。

林立婷說，具體的第一步做法，是師傅一邊教學、徒弟一邊筆記，由此產生第一版文件記錄。有了這份筆記，師傅即可掌握徒弟的學習狀況，也針對徒弟尚未理解的內容，轉換講解方式，讓徒弟聽得懂；當徒弟吸收到一定程度，即可安排到現場實作，由師傅擔任影子教官，使徒弟在做中學習、學得更快。

不僅如此，企業經常要求新進同仁閱讀過去重大事件處理記錄，理解前輩如何一步步排解疑難雜症。一個開放式的知識管理平台，便能有效落實此事，讓新進者得以跨越組織、職能，廣泛閱讀到最多事件案例、學習到各種處理技巧。

KM平台大幅提升跨團隊溝通時效

林立婷重申，歷經版本演進，現階段的Vitals ESP不僅是知識管理「系統」，更像是知識管理「平台」，甚至加入了熱門的AI元素，從過去被動查資料轉變成主動推薦資料給相關的人。Vitals ESP蘊含的功能很多，最值得優先探索的三大主軸，分別是查詢資料、儲存資料，以及管理者運用資料。

針對查資料部分，假設使用者對於想找的內容所知有限，可藉由一般人熟知的關鍵字搜尋方式切入，若搜尋出來的資料量太多時，可用Vitals ESP的「搜尋結果再分群」功能(依據時間、作者、檔案類型等維度)，來縮小搜尋結果。若使用者對欲搜尋的內容有一定掌握，可運用進階搜尋，輸入篩選條件並結合容錯查詢，加速聚焦到預設的查詢標的。

有關放資料，Vitals ESP打破過去文件只有單一存放路徑限制，係以「一文多分」的概念，每個文件都只有一個實體存在的路徑，但是顧慮到使用者不一定知道此文件的路徑，因此可按照職務別、ISO條文、業務類型、新人學習等等各種分類，為同一份文件賦予多重主題、建立多條虛擬連結，替一些沈默文件加開多道窗，讓有意搜尋特定主題資訊的其他部門同仁，也能參考到這份文件、汲取到預期以外的知識。

另外Vitals ESP從管理者的思維出發，融入許多巧妙設計。比方說以往知識管理系統都僅有一個首頁，現在Vitals ESP允許管理者依照部門、職務或專案等特定主題自訂首頁，彈性組合出團隊須知的資訊頻道，便於聚焦主題掌握動態，尤其有助於讓跨部門的虛擬組織弭平資訊落差。除此之外，一般使用者可透過「個人自訂首頁」功能，把工作緊密相關的人、資料、資訊組合於首頁，以提升個人辦公效率。

「一旦善用新版Vitals ESP，足以讓許多無緣被搜尋、點閱的文件，被更多人看見，」林立婷說，一般File Server中的文件各自獨立、彼此無關聯，是「點」；如今借助Vitals ESP「相關文件」功能，將點串成「線」；接著結合貼標籤或AI推薦，使得這些線再擴大成「面」，有助於觸類旁通，擴大學習深度與廣度。

其他有助知識傳承的功能設計還有不少，例如可利用手機拍攝現場照片，再藉由Mobile App達到更即時的資料收集或分享。並運用機器人小幫手「iota」(叡揚開發的企業即時通訊系統)，實現一邊溝通、一邊查資料妙效，提高資訊獲取效率。透過「P.Map作業程序學習地圖模組」，將繁雜流程化為簡易清晰的視覺化呈現方式，當執行人員進行特定操作步驟，可一併檢視相關工作說明、表單、FAQ、經驗技巧、專家建議、最佳教案等參考資訊，有效避免做錯或卡關。

值得一提，待至明年第1季，Vitals ESP另將支援多項實用的新功能，例如使用者可針對原本無調閱權限的上鎖文件，提出閱讀申請並載明調閱理由，管理者可採取期限授權方式，准許申請人在一段時限內進行唯讀或下載。此外Vitals ESP今後可根據時間欄位提供主動提醒功能，比方說管理者篩選公司內所有在8/31到期的合約，設定在10天前主動通知相關承辦人；希望透過這些新功能堆疊，讓員工以簡單、不干擾的實作方式，輕鬆完成經驗分享與工作傳承。