ChatWork嚴守資安 務求企業安心推動商業通訊
- 鄭斐文／台北
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早期企業普遍倚賴的溝通工具，除電話與電子郵件外，便是老一代的通訊軟體，日本ChatWork株式會社也不例外，原期望透過通訊軟體提升溝通效率，卻遭逢諸多瓶頸，尤其對「對方若未連線、彼此無法溝通」之限制備感苦擾；為改變現狀，決定自行開發即時通訊(IM)軟體，打造出如今席捲日本逾七成市佔率的ChatWork。
ChatWork台灣區總經理川村真史表示，該公司一貫理念，即是透過IT讓世界更美好，與公司同名的商用通訊軟體ChatWork，正是基於此脈絡誕生，意在協助企業提升工作效率。
基於工作管理協作，融入細膩設計巧思
川村真史進一步指出，E-mail或電話等傳統工具，最大缺點即是不利於使用者安排工作溝通的優先順序，例如發出高急切性的郵件，遲未獲得對方回應，或有時被迫接聽不重要電話，耗費可觀時間，都會打亂作業節奏。儘管近年消費性IM崛起，部分企業將之用於商務溝通，確實提高聯繫速度，但一來仍無助於使用者區分來訊之輕重緩急，二來迫使員工須隨時已讀回應長官訊息，壓縮休息時間，再者諸如帳號盜取、機密外洩等事件頻傳，使企業企盼建構的理想溝通環境，依舊難以成形。
反觀ChatWork，產品設計構思環繞「企業溝通」主軸，念茲在茲解決企業的痛點，因此儘管操作方式與一般IM大同小異，但針對工作管理、團隊協作等關鍵主題，融入許多設計巧思，以致能有效破除其他工具衍生的種種盲點。
川村真史說，例如使用者透過「我的交談」，即可建立個人專屬空間，猶如一個層次分明的抽屜，可將需要緊急回覆、或留待後續處理的交談訊息，劃分得一清二楚，輕易自主安排溝通的優先順序。
值得一提，多數商用IM僅供公司內部使用，ChatWork則別出心裁開放外部使用者，且以專案任務、而非個人作為群組劃分基礎，有助提高工作管理效能；像是專案經理可藉由不同群組的明確劃分，且一併納入內部同仁與外部夥伴，得以清楚且完整掌握專案交談、檔案共享的軌跡脈絡，避免紛亂訊息而妨礙進度追蹤。ChatWork亦提供一項貼心功能，若個人同時身兼多個群組成員，亦可輕易透過群組icon的標示，獲知自己有無被Tag，作為是否優先讀取訊息的依據。
通過ISO 27018認證，資安形象大加分
另深究ChatWork之所以獲得日本企業高度青睞，最大關鍵就在資訊安全。ChatWork本質上為SaaS服務，立基於AWS雲端平台，任何訊息的傳輸過程，都透過SSL/TLS全程加密，避免遭外人攔截竊取，至於上傳至雲端的檔案，則以銀行等級的AES 256位元加密保護。
川村真史補充， ChatWork雖非資安廠商，但卻比照資安公司的嚴謹標準要求自我，24小時監測服務運行狀態，慎防因駭客攻擊或其他緣故干擾服務效率，也搭配社群輿情監控，隨時觀測是否有使用體驗(UX)變差的反應出現，縱使只是微小抱怨，都會立即做對應的處理，再者ChatWork委託第三方資安檢測機構，全面確認每一行程式碼是否有破綻。
透過明顯超越一般IM公司的高規格資安作為，讓ChatWork服務問世迄今6年多，未曾出現任何資料外洩事故，不僅順利取得ISO 27001資安管理系統認證，更首開IM業界先河，通過嚴苛考驗而通過ISO 27018公共雲個資保護標準。
京都大學的誘導性多功能幹細胞(Induced Pluripotent Stem Cell；iPS)研究所「CiRA」，因應實驗專案推動，需頻繁進行會議討論，進而萌生IM導入需求，惟該單位因諾貝爾生理醫學獎得主山中伸彌教授而聞名，研究內容等同國家機密，亟需受到高度資安保障，且由於iPS研究屬性複雜，每天產生的數據量達數億筆，同仁需一邊執行研究、一邊整理巨量資料，因此IM工具須能支撐龐大的資料量體。
有鑑於ChatWork採取SSL/TLS傳輸加密，又取得ISO 27018認證資格，因而獲得CiRA的青睞，但誘因尚不僅止於此，ChatWork(付費版)為每人提供10GB空間，便於研究員處理大量數據，加上支援獨特的「事後編輯」功能，凡是會議產生任何新結論，研究員皆可回頭修正原訂內容，且發揮覆水回收妙效，確使群組成員接受到的原始訊息內容，都隨之修改為最新版本，令CiRA獲益匪淺，也讓ChatWork增添一筆頗具指標性的成功案例。進一步了解：http://link.chat-work.com/degitimes1。
