步步為營　使BI系統發揮最大成效

商業智慧(Business Intelligence；BI)其實並非新穎名詞，從約莫1990年代開始風行至今，少說已走過20多個年頭；借助BI工具，企業便能將既有資料轉化為知識，繼而輔助營運決策的制定。

正所謂知識就是力量，但在絕大多數的情況下，知識都並非垂手可得的，必須藉助分析工具與資訊科技，方能從偌大的資料海洋，萃取出有價值的資訊，接著透過資訊科技予以聚焦、分析與賦予意義，如此即可將資訊轉化為知識、知識轉化為智慧，據此作為企業決策支援與策略規劃的依據，終至展現出磅礡能量。

正因如此，早在20年多前，便有企業開始導入BI系統，亟思藉此將獨立於各個應用系統的資料予以集結，再透過BI工具的分析功能，以期迅速洞察業績消長、客戶需求或市場趨勢等等真相。

不難想像，倘若有兩家從前類似業務性質的公司，其中一家深入運用BI工具，確實將龐大數據轉換成為智慧資產，另一家凡事憑藉經驗、直覺、甚至猜測來做決策；前者理應更能洞燭機先，在客戶需求與市場趨勢開始出現轉折之際，很快就從善如流調整決策，巧妙地將危機轉化成為契機，至於後者，則可能淪於後知後覺，等到確實被傷到、痛到，才能在血淚中生聚教訓、重整旗鼓，兩者際遇可謂天差地遠。

既然BI系統威力無窮，發展迄今又已然歷經多個年頭，此時此刻，按理說企業早該群導入，並且將之運用到虎虎生風才是；講白了，就是每家公司都已建置BI，而且都拿它來推動高品質的決策制定與策略規劃，以致讓業績大幅攀升。然而事實上，情況真是如此？彷彿不是！

在不為人知的陰暗角落裡，有些花大錢堆砌而成的BI工具，就默默地被束之高閣，對企業的貢獻度少之又少，唯一的作用，就是作為老闆在外炫耀「我們有導入商業智慧」的題材，如此而已，與當初勾勒的美好願景，著實大相逕庭。

歷經多年洗禮　BI應用仍未臻理想
在BI業界打滾多年的老手透露，要說絕大多數企業都已經純熟運用BI系統，肯定是騙人的，否則，怎麼還有這麼多員工、尤其是高階主管，依然重度倚賴Excel來做決策？當然，這些BI系統導入價值遭到扭曲，當初參與的外部顧問，以及對顧問深信不疑的內部一干主管，全都責無旁貸，外部顧問也許過度膨風、也許專業能力不足，固然不對，但企業高階主管為了BI而BI輕率導入，更是值得商榷。

倘若真如外部BI顧問所言，只要部署他建議的系統工具，再搭配他的規劃方案，必定能讓該公司業績突飛猛進，躍居為產業翹楚，那麼企業老闆最重要的事，並不是催促旗下相關人等趕緊推動此專案，而是直接聘請這名顧問來當CEO，甚至自己董事長退位把整間公司交由顧問經營。相信大家稍微想一想，就不難窺見這些故事當中，確實存在太多不合理的情節！

曾經有人說得好，商業知識絕不會無中生有，必須把許多知識管理的要素結合在一起，方能將資料轉換成有價值的智慧資產；所以來自外部的工具、技術，乃至於顧問提供的方法論，固然很重要，但企業內部自行累積的知識管理素材，才是決定BI系統應用成效的關鍵所在。

有些企業，只因為一時追趕潮流，不明就理地斥資佈建BI系統，卻連「想透過BI系統來解決什麼問題」如此基本的想法，都付諸闕如；更有甚者，主導BI系統建置專案的資訊長(CIO)，對於眼前的BI系統，究竟符不符合企業的戰略目標？到底能不能為企業產生效益？自己都已滿腹疑惑，如此的建置案，真的不要也罷！

擁有明確目標　方能促使專案達陣
專案失敗的情節是這樣：自以為嫻熟BI的CIO，不斷為公司老闆洗腦，滿口盡是杜邦方程式、平衡計分卡…等諱莫如深的語言，唬得老闆一愣一愣，決定提撥預算導入BI，但在專案施行過程中，CIO不僅並未設定可供實現的階段性目標，而且最令人不解的是，在需求定義的階段，竟不傾向讓中高階主管積極參與，而是自認為已經很瞭解各部門的業務與資料狀況，將大部分責任推給外部顧問。

到頭來，外部顧問根本沒有明確的專案目標與範圍可循，要什麼資料、就缺什麼資料，或是經常對著不合理的需求而強顏笑，大嘆瞎忙一陣浪費生命，賺取如此微薄的報酬，還真是何苦來哉？想當然爾，專案團隊當然軍心渙散、士氣全無；試想，這樣的專案，豈有可能成功？

不可否認，確實不乏前述頗不及格的CIO，但也有值得稱許的例子。有的企業，在評估BI解決方案的過程中，就不吝對外部團隊分享企業的現況，舉凡各部門資料紛雜且不精確，訊息傳遞效率不夠及時，各部門主管淪於各說各話、導致老闆無法以宏觀視野看待全局，這是讓人搖頭的陋習，總是不避諱地提出，其原因無他，導入BI其實未必需要追逐高深學問，只要把眼下最大的痛點加以治癒，便是功德一件。

而在專案實施的第一階段，企業便秉承書同文、車同軌之精神，先將各部門略顯散亂的資料格式予以統一，再建立資料倉儲；而今而後，各部門都直接放棄傳統報表，一律由BI系統統一產生報表，如此一來，就能確保各項數據的及時性與精確性。有了上述打底淬煉的基礎，進入第二階段，則依據實際的業務需求，開發不同的分析應用子系統，而在此過程中，並非CIO率領IT同仁，再與外部團隊共同施作而已，更廣邀使用單位深入參與，藉此凝聚共同目標，而目標既然明確，專案成功的機率自然很大。

總結來說，根據專家所建議的BI系統導入步驟，第一步應是確立企業導入系統的目標，也就是說，先瞭解企業真正需求，明確訂定可達成的目標，如此才知道誰需要什麼資料、需要做何種分析，終至使商業智慧能發揮最大功效。第二步是確定企業知識的來源，不可諱言，BI之所難，即是難在知識無所不在，因而導致難以擷取。

第三步是確定企業需要的相關資訊，對此企業必須教育員工，讓他們知道如何取得這些相關知識，藉以改善作業流程。第四步是蒐集、整理及準備資料，值得一提的是，自企業內部或外部所蒐集到的資料，可能會因為編碼或表達方式的歧異，產生不甚一致的樣貌，所以有必要優先化解資料衝突、不尋常或例外資料。

第五步是整合內部及外部資料，以便能妥善因應高度動態變化的市場環境。第六步是建立資料模型，其間涵蓋了資料採礦工具的選擇、轉換資料、產出測試範例、測試與驗證模型等諸多必經步驟。第七步是部署系統，藉以擷取必要資料、即時產生預測分析結果，幫助決策者能進行預測。