解決4大問題 輕鬆導入車隊管理系統

車隊管理系統大幅提升了作業效率，已成為物流業者的主要IT建置之一，不過其使用環境與族群窘易於其他應用領域，因此在導入時必須注意4大重點，方能打造完美系統。

車隊管理系統是物流產業的重要IT架構，不過多數業者在導入前，其IT建置都不多，有的甚至是從零開始，而車隊管理系統的導入，不是只有裝設一台機器，更會大幅改變到企業本身的整體運作流程，因此企業在決定引進系統前，必須先行了解未來將面臨的問題，事先規劃好解決方法，才能降低導入時的問，避免「投資」變成「燒錢」，從系統供應商的經驗來看，一般會遇到4種狀況，包括使用者抗拒心態、終端設備穩定性、系統整合問題、資訊傳輸模式等，這4個狀況並非全都與技術層面有關，有系統業者指出，技術問題反而是最好解決的問題，最難解決的，都是「人」的問題，因此導入前後的教育訓練與配套措施，會是系統建置過程中相當重要的動作。

使用者抗拒心態

無論企業準備導入的是哪一種資訊設備或系統，首當其衝面臨的問題，就是使用者抗拒心態，車隊管理系統自然也不例外。

雖然系統可以提升物流作業效率，不過人性天生就不喜歡改變，要員工改變已經熟悉的作業模式並不容易，尤其一般配送司機較為年長，對車機、手持式裝置等科技產品的排斥程度非常高，而且使用這些終端設備的目的是為了有效管控物流車輛與司機，減少怠工機會，這些因素都會導致使用者減少使用設備的意願。

就有業者指出，該公司曾遇過司機因為不願受系統管制，私底下破壞車機的案例，面對使用者的無言抗議，企業該如何解決？除了高階管理者明確表態，強制要求使用者配合外，最重要的是提供足夠教育訓練機會，包括開課、舉辦說明會、製作使用手冊等，都是可行的方式。

不過效率和人員精簡是一體兩面，引進資訊設備改善作業效率時，使用者難免擔心會遭遇失業危機，所以企業應該站在使用者角度說明IT效益，例如可以維持正常下班時間，不用天天加班，一般多可接受。

另外，將終端設備的使用難度降至最低，也能減少使用者的抗拒心態，因此，讓軟體介面友善、使用程序簡單化變得相當重要，舉例而言，現在觸控螢幕成為多數設備的主要介面，其直覺化操作方式，可大幅縮短學習曲線，提升基層使用者的意願。

終端設備穩定性
車機設計時，需將穩定性納入優先考量，由於車機是車隊管理流程的關鍵設備，如果故障不斷頻頻送修，對整體正常作業影響甚鉅，甚至還可能會帶來損失。

以砂石車為例，為了管制砂石開採量，現行法令規定沒有安裝車機的砂石車不能進入河床開採砂石，目前每輛砂石車運送砂石的收入約為新台幣1萬元，如果車機出狀況，砂石業者的損失就會以每日1萬元速度累加，直到完全修復為止。

至於哪些因素會造成車機故障？根據系統業者的經驗來說有2點，1是人為破壞，如前面提到，在對車機的抗拒心態下，有物流車駕駛以另外安裝開關、破壞GPS天線，甚至對設備灌水等不當手法破壞車機。

第2則是設備本身的品質問題，車機屬於通訊產品，無時不刻地在接收衛星訊號，也因此容易受到干擾，一台品質不好的車機，會因為干擾太強而無法接收訊號，或受到震動、電流不穩定等因素影響而失靈，所以在導入過程中必需進行各種不同情況的模擬測試，才能避免受到外在無法預期的因素影響，而不能接收衛星訊號，否則可能正式上路第一天就會出現問題。

系統整合問題
目前，手持式裝置的作業平台多為Windows，眾所週知，微軟作業系統一直有著穩定性的問題，不過這可藉由韌體(Firmware)來補強，這時系統廠商的韌體程式撰寫功力就相當重要，這也牽涉到專業問題，長期在此領域耕耘的系統廠商，其韌體程式撰寫時，較容易掌握重點環節，系統穩定性也可進一步提升。

另外，架構在作業系統上的AP應用程式，會視使用需求而有所不同，各家企業所欲整合的系統類別與資料庫格式都不一樣，系統整合商如何快速且正確地完成整合動作？一般導入企業常會因為太貪心，希望將車機系統不斷延伸，應用至其手持式裝置上，不過這類建置要從M化角度去思考，而非只局現在E化，否則會導致AP過於龐大反而造成穩定性危機。

台灣企業在導入車隊管理系統時，常常先決定要使用哪一種硬體設備，然後再來開發應用程式，其實這與正確作法恰好相反，因為硬體設備規格明確、容易評估，應該要放在最後來執行，也就是說，理想導入程序應該是：找出需求、開發AP、評估硬體、最後則是針對使用者進行教育訓練，如此一來，才能選擇到兼顧穩定性與使用需求的手持式裝置。

資訊傳輸模式
手持式裝置的用途在於蒐集、取得資訊，這些外部訊息是否需要即時傳輸回企業內部？答案見人見智，即時傳輸訊息的好處在於讓服務多元化，例如：快遞業可以提供客戶電子簽收功能，但多元化背後代表的是成本增加。

目前普遍採用的通訊方式為3G，每個門號最低使用成本為新台幣400~1,000元月租費，如果手持式裝置要做到即時傳輸資訊，就得多租用一個門號，假如企業有50個物流人員，每個月得增加2~5萬元通訊費用，一年累積下來就是至少24萬元以上成本，此一的負擔雖屬企業正當支出，但其金額並不小，尤其當物流人員規模越大金額就會越高。

在成本考量下，有些企業採取不一樣的做法，亦即由物流人員在下車交班時，將車機由車上卸下，把紀錄在內行車路線，以有線方式傳輸至後端系統，這種作法過去主要是用來紀錄行車路線與駕駛行為，車機除紀錄路線外，也會將駕駛車速、緊急剎車次數等逐次累計，作為管理之用。

至於配有手持式裝置的車機系統，也常會發生使用習慣不良，導致系統效能無法發揮的情況，根據系統業者的經驗，物流人員不會等資訊傳輸完畢後才發動車輛，為了掌握時間，常常按下傳輸鍵後就駕車上路，若途中經過隧道或收訊不良的地方，就會造成傳輸中斷；又或者物流人員一開始就置身在通訊不良好區域，等離開該區域後又忘了按下傳輸鍵，這些情形都會導致資訊傳輸不完整，對此可在系統內建立警示機制，當遇到傳輸中斷情況，系統必需主動發出警示訊息，提醒物流人員再次進行傳輸動作。

車機的使用族群與環境，與一般IT系統應用對象差異甚大，使用族群方面多為IT設備接觸較少、且自主性較高的司機，環境部分則是車體內特殊的高震動、高溫，這都使得車機導入時會遇到的問題，遠大於其他應用，要解決這些問題的唯一作法就是「專業」，善用系統整合商長期在領域培養的專業經驗，方能打造出最完善且適當的車隊管理系統。