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行動、社交及安全為電子郵件管理重點

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員工自帶設備上班(Bring Your Own Device;BYOD)趨勢已然成形,企業電子郵件系統,勢必得支持多平台(webmail、Outlook客戶端等)、多設備(PC、iPad等)、多系統(iOS、Android等)等需求。DIGITIMES攝
員工自帶設備上班(Bring Your Own Device;BYOD)趨勢已然成形,企業電子郵件系統,勢必得支持多平台(webmail、Outlook客戶端等)、多設備(PC、iPad等)、多系統(iOS、Android等)等需求。DIGITIMES攝

儘管技術不斷革新、各種網際網路訊工具更迭交替,新興網路通訊工具如LINE的熱門程度,吸引不少媒體或業界的目光,但截止目前為止,電子郵件仍是許多企業或員工不可或缺的溝通工具,而每一次技術革新,也都不斷地推動電子郵件產業升級換代。

根據台灣網路資訊中心(TWNIC)所發布的「2013年台灣寬頻網路使用調查」,個人最常使用寬頻上網功能中,「收發電子郵件」比例仍達14.01%,雖然比例已較「網路社群」的35.23%來得低,但仍比「傳送即時通訊」的10.86%來得高,也顯示企業對於電子郵件的管理及應用趨勢,仍有關注的必要。

行動化及社交化重要性日增

作為最常用的辦公應用之一,電子郵件管理勢必也得根據企業用戶的使用習慣和需求而有所因應,其中影響最大的因素,莫過於行動化所造成的蛻變,尤其是員工自帶設備上班(Bring Your Own Device;BYOD)趨勢已然成形,企業電子郵件系統,勢必得支持多平台(webmail、Outlook客戶端等)、多設備(PC、iPad等)、多系統(iOS、Android等)等需求。

目前,較為知名的郵件系統或企業電子郵件軟體,都已針對行動化需求設計各種功能,如讓用戶可同時透過PC端的網頁/Outlook客戶端、手機和平板電腦等,即時自動同步通訊錄、郵件、行事曆等資訊,更可進一步讓用戶隨時隨地管理電子郵件,而行事曆同步提醒、郵件即時推送等功能,對於工作效率的提升,自然也相當程度的幫助。

另一個不可忽視的趨勢,就是電子郵件社交化。由於許多社群網站如Facebook、Google+都有提供電子郵件服務,或是與現行的電子郵件系統連結,許多社群網站的動態,不但會藉由電子郵件提醒,許多社群網站的用戶帳號,也都會連結電子郵件,一旦用戶使用企業電子郵件登錄社群網站,企業電子郵件管理就無可避免地面臨與社群網站互連的問題。

但業界人士指出,電子郵件社交化的管理目標,不僅要解決與社群網站連結的問題,還必須要設法與企業原有的資訊化體系連結融合,如企業粉絲專頁所收到的訊息或動態牆的重要動態,僅僅只是透過企業既有的電子郵件轉發是不夠的,包括附件管理、安全問題、郵件備份等需求,也必須一併加以考量。

全球化趨勢,也讓多語種帳號技術,成為重要的電子郵件管理功能。所謂多語種郵箱賬號,是指含有中文、日文等非英語字元的電子郵件地址,如「張小明@大同.台灣」,未來的電子郵件所需要處理的非英語語種將會更加多樣,如亞太經濟合作組織(APEC)在2013年9月16~21日於美國召開的電信工作組會議,參與的經濟體包括中國、俄羅斯、加拿大、泰國、馬來西亞等經濟體代表,就要求未來的企業電子郵件,必須能夠確保多語種郵件賬號應用技術暢通無阻,如同時支援中文、法文、西班牙文和葡萄牙文等字元。

電子郵件與即時通訊需加以整合

除了既有的電子郵件系統外,新一代行動通訊App的低成本、即時性與分享性,也正在改變企業內外的溝通形式,尤其是IT預算有限的中小企業,將可因此擁有較電子郵件更為快速的溝通機制,但也為企業帶來新的管理挑戰。

其中最讓企業擔心的地方,就是此類免費的個人即時通訊App是否安全?因為這些免費個人即時通訊工具,並不像企業即時通訊系統通常會部署在企業自己的伺服器上,不管是安全管控或資料保存,都會讓企業感到憂慮。

雖然近年來的即時通訊工具,如Line、微信、Cubie與M+ Messenger等,都有採用加密技術,但其他管控機制仍有不足之處,如閱讀權限、加密、過濾等管控機制,企業仍無著力之處。

因此在實際應用上,企業多半會要求員工,即時通訊工具應該用在沒有機密考量的對話與討論,如約定時間或地點,企業機密或重要資料,還是要藉由電子郵件、線上會議系統,或是在面對面的會議上進行。

事實上,由於許多即時通訊工具是以使用者的個人電話號碼來註冊,這些個人即時通訊工具的好友清單,企業勢必很難集中管控、備份,更不可能像企業即時通訊工具一樣,可以提供完善的對話記錄與Log紀錄保存,訊息保存時間也不夠透明,而且也很容易遭到修改,證據保存效力不高,更衍生許多管理上的困擾。

但在BYOD的趨勢下,企業很難禁止員工禁止使用這些即時通訊工具,想要求員工區分私人及企業用的即時通訊工具,就如同要求員工要將個人或企業的電子郵件帳號分開使用,一樣的困難。

因此,企業未來勢必得制定更加全面的BYOD管理政策,不但要同時管控智慧手持裝置上的電子郵件,還應該包括即時通訊工具,如在員工的裝置上加裝監控外掛程式,以側錄即時通訊工具上的文字,甚至記錄傳檔內容、語音,提供事後稽核的電子記錄供舉證之用。但要注意的是,企業一定要做好事前告知與稽核權限的規劃,以免遭致員工反彈,甚至因而觸法。

只是這樣的作法,要套用在新即時通訊工具上,有一定的難度,現在即使是MDM產品也無法側錄Line等App的通訊。如果使用者是透過3G網路執行,管控將更為困難,包括電腦病毒、駭客入侵,或是利用詐騙連結騙取個資,都將是企業需要面對的問題。

私有雲服務可降低導入成本

未來的企業通訊工具,將更為多樣,目前已有不少業者,如Alcatel-Lucent、Avaya、Cisco、IBM、微軟、NEC、Polycom等,都已提供整合通訊解決方案,讓企業內外溝通更便利,除了安全性、穩定性與擴展性外,涵蓋面向也都考量電子郵件、行動通訊、語音溝通、視訊溝通,以及協同作業能力。

電子郵件或即時通訊的企業解決方案特點,就是能與企業內部帳號結合,並能夠建置在企業伺服器上,但因為所費不貲,中小企業導入有一定程度的困難。所幸未來將會有更多私有雲服務,將會致力於相關領域,企業若希望擁有同時兼顧效率及安全的通訊工具,適度的投資可能很難避免,但選擇將會更多,負擔也會更輕,值得考量。