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加速產品開發 改善銷售流程的協同作業

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企業可透過協同作業工具,促進員工溝通,改善產品開發及銷售流程。DIGITIMES攝
企業可透過協同作業工具,促進員工溝通,改善產品開發及銷售流程。DIGITIMES攝

協同作業的概念由來已久,相關的軟體與解決方案也早已問世,導入的企業對於所購買的協同作業解決方案,總是寄予厚望,希望能對生產力、業務流程及財務,帶來正面影響。

尤其在全球化的知識經濟時代,企業迫切需要與員工、客戶及合作夥伴維持更為緊密的關係,以獲取更多更實用的知識和專業技能。社交網路的出現,更助長企業透過協同作業解決方案,設法取得更多競爭優勢的慾望。

企業佈署協同作業方案帶來的好處,不勝枚舉,如在IBM於2009年11月委託 Forrester Consulting所評估的報告中指出,部署社交協同作業工具對企業可能帶來的總體經濟影響,包括帶來新的產品創意,從而為市場提供更多新產品,增加收益;縮短產品的上市時間,讓收益更快的自然增長,更重要的是,可以讓員工不受地理限制地更快獲取專業技能和資訊,提高生產力。

高階主管支持是推動協同作業的關鍵

Forrester訪問了一家擁有 50000 多名員工和複雜產品的全球製造企業,發現該公司多年以來逐步引進各種協同作業工具,包括音訊、視頻、網路會議和即時訊息等,雖然這些工具都帶來一定的成效,但企業在擴展業務的整個過程中,發現還需要一種有凝聚力的協作策略,來滿足其戰略需求,其中又以社交網路工具,應該可對其業務帶來更多利益。

研究更發現,協同作業解決方案能否在企業產生效益,關鍵在企業高層是否提供最大限度的支援。CIO和其他高階主管,必須一致認可社交協同作業的重要,並試圖以此促進員工採用這些新工具,並通過其中內置的功能與他人進行溝通。由於研發和銷售團隊,能從協同作業中快速受益,且符合企業協作、創新、提高新產品銷售的戰略承諾,因此在這兩個團隊中,協同作業解決方案的使用情況尤其受到關注。

對有意拓展全球市場版圖的企業而言,協同作業的能力更是重要。為了在全球範圍內推動創新,這些新興市場的新員工需要一種機制與總公司的專家保持聯繫,從而探索如何將產品或技術應用到市場需求中,以及如何生產和推廣新產品,透過社交協作工具,可將全球網路中相似和相異的技術連接在一起,並允許對部落格和討論區進行搜索,以改善專業技術和資訊的搜尋。

而對於需要拜訪關鍵客戶、與經銷商保持合作的各地銷售人員而言,透過社交協同作業,有助於進行交叉銷售、客戶策略及技術產品支援,迅速擴大每個銷售商機、提高建議和互動的品質,並為銷售人員提供更多銷售時間及空間。

有趣的是,訪談過程也發現,該公司雖然製作了一些教育課程,但大部分使用者不用培訓就能夠使用這些工具。而且使用者往往會自行以企業無法預料的方式,找到發揮工作效能的方法,企業應該專注於如何將協同作業納入業務流程中,任其能不受限制地發展。因為協同作業的成功關鍵,是個人和團體的參與,策略和經濟回報也會隨之而來。

加速產品開發 改善銷售流程

協同作業對於產品開發流程的影響甚鉅。傳統的產品開發創意來源,多半來自於企業內部,主要是由研發部門發動,行銷、業務和製造部門,也可能扮演創意來源的角色。企業能夠發掘的創意越多,開發新產品或服務的機會也越大,而這也正是協同作業的核心價值之一。

因為,企業員工分散在不同領域工作,若能藉由協同作業工具,迅速分享創意,自然有助於新產品開發,但在此同時,在協同作業平臺上交換的訊息,若涉及智慧財產或企業營運機密,也得做好資料保護的工作。

Forrester認為,協同作業對新產品開發流程的影響,首先就是提高新產品收益。因為只要發展出來的創意愈多,意味著產品商品化的數量也會愈多。其次則是加快產品上市的時間,如協同作業的通訊工具,可以促進更有效率的溝通,縮短尋找產品專家和資訊的時間、共用產品訊息,進而加快產品上市的效率。

而在新產品上市後,協同作業工具也有助於企業迅速掌握客戶反應,進而達成溝通及發掘新商機的可能。業務人員更可因此迅速找到並邀請技術服務工程師,在產品特性或滿足客戶需求的解決方案上,助其一臂之力。

Forrester認為,協同作業工具可以促進同行間開展討論,銷售人員變得更有效率,他們可以將更多的時間用於銷售和提出改進建議,包括能滿足客戶需求的合適的解決方案,以及增值銷售和交叉銷售產品。最終,銷售效率和連貫性得以提高,進而實現更高價值的交易成長。

協同作業幫助企業尋找人才

除了幫助產品研發及銷售外,協同作業工具也有助於企業人資部,為企業尋找更多更有價值的人才。

如IBM為了讓人才與知識資產永續增值,特別利用WebSphere Portal打造IBM 內部入口網站,這網站能自動針對員工角色,呈現對應的應用程式給使用者,不但簡化人事作業與 IT 後續支援,人力資源部門也因此建立了智慧型人才庫,用更少的成本,輕鬆解決了一般企業中高階人才一將難求的困擾。

如架設於IBM入口網站中的員工個人資訊網頁「Blue Page」,不僅是員工平常找同事、找專家的必備功能,由於其更進一步與員工履歷,專業領域、專業證照、興趣等資訊結合在一起,已發展成IBM專業人才資源管理平臺。讓IBM人資部門透過條件篩選,即可從內部發掘更多高階經理,避免埋沒人才的遺憾,也省下不少聘用獵人頭顧問公司的費用。

建立以人為中心的管理模式

由於雲端服務應用漸漸成熟,許多協同作業交換的資訊,都會放入雲端,加上各種行動裝置推陳出新,協同作業解決方案已經不能像過去一樣,透過企業內部網路運作,如何因應移動與社交等新的應用需求,建立更具彈性、開放及高效能的協同作業平臺,也成為有意導入協同作業的企業或組織,所關切的目標。

IBM指出,企業需要新的協作方式,如將社交功能融入到員工的工作方式中,創建以人員為中心的工作方式,並將重心放在人員的身分、專家經驗、興趣和他們創建的內容上,設法打破將人員與正確的資訊,與可幫助他們完成工作的專家經驗相聯繫的壁壘。

過去的企業如果想要接觸消費者,多半只能依賴媒體或通路,但隨著社交網路的快速發展和移動性裝置的增加,人與人之間的界限已不再這麼明顯,人們利用與他人的關係來發現和使用資訊,進而完成無數任務的現象日趨明顯,企業若能善用前述趨勢,鼓勵員工和合作夥伴,能夠透過網路彼此合作,並與客戶建構可靠的關係,組織也將擁有更多發展、創新和提高效率的機會。

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